آشنایی با ابزار Pivot Table اکسل – بخش اول

آشنایی با ابزار PivotTable اکسل - بخش دوم

اگر شما جزء اون دسته از کسانی باشید که زیاد با نرم افزار اکسل سر و کار دارید و گزارش های زیادی با نرم افزار اکسل تهیه میکنید قطعاً آشنایی با ابزار Pivot Table اکسل می تونه در گزارشگیری ها خیلی به کارتون بیاد.  Pivot Table اکسل یه ابزار بسیار کارآمد هست که بوسیله اون میتونیم  داده های خامی رو که در اختیار داریم به اشکال مختلف تبدیل به اطلاعات مفید مد نظرمون کنیم. کارهایی که با Pivot Table میشه انجام داد رو بدون اون و بوسیله فرمول نویسی هم میشه انجام داد اما وجود ابزار Pivot Table در نرم افزار اکسل انجام اونها رو خیلی ساده کرده. خب اگر شما هم آماده هستید بهتره بریم سراغ نحوه استفاده از ابزار Pivot Table

نکته ای که قبل از همه باید عنوان کنم این هست که این ابزار دارای امکانات و ویژگی های بسیار زیادی هست که قطعا نوشتن راجع به تمام اونها در یک پست میسر نیست. من در این نوشته قصد دارم شما رو با این ابزار آشنا کنم. در نوشته های بعدی سعی میکنم به مرور قابلیت های پیشرفته تر این ابزار مفید اکسل رو پوشش بدم. بسیار خب بهتره بریم سر اصل مطلب. جدول زیر رو در نظر بگیرید:

A B C D E F G
1 کد نام گروه اصلی گروه فرعی قیمت تعداد فروش خریدار
2 1432 هارد توشیبا ابزار دخیره سازی هارد دیسک 200000 10 عمده فروش
3 1134 هارد وسترن دیجیتال ابزار دخیره سازی هارد دیسک 230000 15 مشتری نهایی
4 5400 هارد سامسونگ ابزار دخیره سازی هارد دیسک 185000 3 مشتری نهایی
5 3211 فلش سیلیکون پاور ابزار دخیره سازی فلش مموری 25000 21 مشتری نهایی
6 1611 فلش ای دیتا ابزار دخیره سازی فلش مموری 23000 14 عمده فروش
7 1610 فلش اچ پی ابزار دخیره سازی فلش مموری 22500 8 عمده فروش
8 1200 گرافیک Nvidia کارت گرافیک 65000 6 مشتری نهایی
9 1345 گرافیک ATI Radeon کارت گرافیک 73000 3 عمده فروش
10 8190 مانیتور ال جی مانیتور 320000 7 مشتری نهایی
11 2340 مانیتور سامسونگ مانیتور 410000 4 عمده فروش
12 4255 دی وی دی رایتر پایونییر دی وی دی رایتر 90000 9 مشتری نهایی
13 4622 دی وی دی رایتر لایت ان دی وی دی رایتر 86000 1 عمده فروش
14 4990 تبلت اچ تی سی ابزار همراه تبلت 900000 14 عمده فروش
15 5357 گوشی هوواوی ابزار همراه تلفن همراه 650000 24 مشتری نهایی
16 5724 گوشی ال جی ابزار همراه تلفن همراه 1150000 10 عمده فروش
17 1134 هارد وسترن دیجیتال ابزار دخیره سازی هارد دیسک 230000 17 مشتری نهایی
18 1611 فلش ای دیتا ابزار دخیره سازی فلش مموری 23000 11 عمده فروش
19 1610 فلش اچ پی ابزار دخیره سازی فلش مموری 22500 9 مشتری نهایی
20 2340 مانیتور سامسونگ مانیتور 410000 6 عمده فروش
21 4255 دی وی دی رایتر پایونییر دی وی دی رایتر 90000 3 عمده فروش
22 4990 تبلت اچ تی سی ابزار همراه تبلت 900000 12 مشتری نهایی

در این جدول ما اطلاعات مربوط به وضعیت فروش محصولات رو در اختیار داریم. حالا میخوایم گزارشی تهیه کنیم که به تفکیک گروه اصلی و فرعی محصولات، تعداد فروش رو به ما نشون بده. برای اینکار از ابزار Pivot Table اکسل استفاده میکنیم. ابتدا ستون های A تا  G رو انتخاب میکنیم و مطابق شکل زیراز تب Insert روی گزینه Pivot Table کلیک میکنیم:

آشنایی با ابزار Pivot Table اکسل - بخش اول

آشنایی با ابزار Pivot Table اکسل - بخش اول

بعد از انتخاب گزینه Pivot Table، پنجره بالا باز میشه که شامل گزینه های زیر هست:

  • Choose the data that you want to analyze: در این بخش می تونیم محدوده داده هایی که قراره تحلیل کنیم رو تعریف کنیم

Select a table or range: با انتخاب این گزینه میتونیم یک جدول یا یک محدوده رو برای تحلیل داده ها انتخاب کنیم. چون ما قبل از ایجاد Pivot Table ستون های A تا G رو انتخاب کرده بودیم محدوده A:G به طور خودکار توسط اکسل در این بخش تعریف شده که میتونیم در صورت لزوم به دلخواه اون رو تغییر بدیم.

Use an external data sourse: با انتخاب این گزینه میتونیم داده ها رو از جایی خارج از اکسل ( SQl Server، نرم افزار ACCESS , …) وارد نرم افزار کرده و اونها رو تحلیل کنیم.

  • Choose where you want the PivotTable report to be placed: در این بخش می تونیم انتخاب کنیم که آیا Pivot Table در یک شیت جدید ایجاد بشه یا در یکی از شیت هایی که در حال حاضر داریم قرار داده بشه. این بستگی به نوع نیاز ما داره که کدوم گزینه روئ انتخاب کنیم ولی اگر دلیل خاصی برای ایجاد Pivot Table در یکی از شیت های موجود وجود نداره بهتره اون رو در یکم شیت جدید ایجاد کنیم. اینطوری Workbook منظم تر و مدیریت اون راحت تر هست.

New Worksheet: در صورتی که این گزینه رو انتخاب کنیم بعد از اوکی کردن پنجره اکسل یک شیت جدید ایجاد میکنه و Pivot Table رو در اون قرار میده.

Existing Worksheet: در صورتی که این گزینه رو انتخاب کنیم می تونیم یک سلول رو در یکی از شیت های موجود انتخاب کنیم تا Pivot Table در اونجا ایجاد بشه.

  • Choose whether you want to analyze multiple tables: این بخش در اکسل 2013 اضافه شده و مربوط به ویژگی جدید Data Model هست که به ما اجازه میده اطلاعات چند جدول مختلف رو به طور همزمان تحلیل کنیم که توضیح اون خارج از محدوده این مطلب هست بنابراین فعلا باهاش کاری نداریم.

بعد از اینکه تنظیمات دلخواهمون رو انجام دادیم اوکی رو کلیک میکنیم تا Pivot Table  ایجاد بشه. بعد از ایجاد Pivot Table  شما چیزی شبیه تصویر زیر خواهید داشت:

آشنایی با ابزار Pivot Table اکسل - بخش اول

همونطور که مشاهده میکنید در سمت راست قسمت بالا اسم فیلدهای جدول داده ما قرار داره و در قسمت پایین هم چهار بخش قرار داره که میتوینم این فیلدها رو بوسیله ماوس به یکی از این چهار بخش بکشیم. این چهار بخش به شرح زیر هستند:

Filters:  اگر فیلدی رو با ماوس به این بخش بکشیم می تونیم از اون فیلد برای فیلتر کردن گزارش خودمون استفاده کنیم. به عنوان فرض کنید ما میخوایم در گزارش تعداد فروش خودمون، تعداد فروش رو برای تمام محصولات به جر فلش اچ پی با کد 1610 تهیه کنیم. برای اینکه بتونیم اینکار رو انجام بدیم فیلد کد رو با ماوس به قسمت Filters میکشیم. با اینکار یک بخش با نام کد در بالای Pivot Table ایجاد میشه که بعدا از اون برای فیلتر کردن استفاده خواهیم کرد.

Rows:  در این قسمت فیلدهایی که قراره داده ها بر اساس اونها گزارشگیری انجام بشه رو قرار میدیم. ما در گزارش خودمون قصد داریم تعداد فروش رو بر اساس گروه اصلی و گروه فرعی محصولات تهیه کنیم پس ابتدا فیلد گروه اصلی و بعد از اون گروه فرعی رو از قسمت بالا با ماوس به بخش Rows میکشیم.

Columns: گاهی ممکنه پیش بیاد که بخوایم داده هامون رو همزمان بر اساس بیش از یک فیلد بررسی کنیم. به عنوان مثال علاوه بر بررسی تعداد فروش بر اساس گروه اصلی و گروه فرعی محصولات، بخوایم ببینیم از تعداد فروش هر گروه محصول چه مقدار مربوط به عمده فروش و چه مقدار مربوط به مشتری نهایی هست. برای این موارد میتونیم از بخش Columns استفاده کنیم. فیلد خریدار رو با ماوس به قسمت Columns میکشیم.

Values:  در این بخش مقادیری که قصد بررسی اونها رو داریم قرار میدیم. در مثال بالا ما به دنبال تعداد فروش هستیم پس فیلد تعداد فروش رو با ماوس به این بخش میکشیم.

بعد از اینکه فیلدها رو در مکان های مناسبشون قرار دادیم چیزی شبیه شکل زیر خواهیم داشت:

آشنایی با ابزار Pivot Table اکسل - بخش اول

خب هنوز Pivot Table ما کامل نشده و نیاز به چند تا اصلاح داره. اولین نکته ای که به چشم میخوره اینه که تعداد فروش ها درست محاسبه نشده. به عنوان مثال تعدا فروش گروه محصول ابزارهای دخیره سازی برابر با عدد 9 نشون داده شده در حالی که در جدولی که داده های ما قرار دارند در مجموع تعداد 108 عدد از ابزارهای ذخیره سازی فروخته شده. این به این دلیل هست که به طور پیش فرض ابزار Pivot Table اکسل برای تجمیع فیلدهایی که در بخش Values قرار داده میشن از تابع Count استفاده میکنه (تعداد اونها رو میشماره) در حالی که مدنظر ما تابع Sum هست(به دنبال این هستیم که مقادیر تعداد فروش با هم جمع بشن). به عکس زیر دقت کنید:

آشنایی با ابزار Pivot Table اکسل - بخش اول

برای اینکه تابع تجمیع فیلد رو به Sum تغییر بدیم مثل عکس زیر روی فیلد مدنظرمون کلیک میکنیم و از منوی باز شده گزینه Value Field Settings  رو انتخاب میکنیم. با اینکار پنجره زیر باز میشه.

آشنایی با ابزار Pivot Table اکسل - بخش اول

آشنایی با ابزار Pivot Table اکسل - بخش اول

حالا در قسمت Summarize Values By گزینه Sum ر وانتخاب و اوکی میکنیم.همونطور که در شکل زیر میبینید حالا گزارش ما درست شد و جمع تعداد فروش رو به درستی نمایش میده.

آشنایی با ابزار Pivot Table اکسل - بخش اول

تنها چیزی که باقی میمونه فیلتر کردن فلش اچ پی با کد 1610 هست. برا اینکار در قسمت بالای Pivot Table جایی که فیلد کد قرار داره کلیک میکنیم و پس از باز شدن منو، ابتدا گزینه Select Multiple Items رو کلیک میکنیم و بعد تیک مربوط به کد 1610 رو برمیداریم.

آشنایی با ابزار Pivot Table اکسل - بخش اول

با اینکار تعداد فروش مربوط به فلش اچ پی با کد 1610 در گزارش Pivot Table ما لحاظ نمیشه.

میتونید برای اینکه بهتر با Pivot Table آشنا بشید فیلدهای مختلف رو امتحان کنید و گزارش خودتون رو به شکل های مختلف تغییر بدید. امیدوارم با خوندن این مطلب آشنایی ابتدایی با ابزار Pivot Table اکسل رو پیدا  کرده باشید. همونطور که گفتم این ابزار قابلیت های متنوعی داره که در مطالب آینده سعی میکنم راجع به اونها هم بنویسم.

139 Comments on “آشنایی با ابزار Pivot Table اکسل – بخش اول”

  1. درود و سپاس از مطلبتون.
    سوال: در جدول ايجاد شده بنا به فيلترهاي اين ابزار، ما نه تعداد ميخواهيم و نه مجموع و نه ….
    چطور ميتونيم ارزش يا همونValue را داشته باشيم؟

  2. سلام
    مطالبتون عالیه ، تو کارم خیلی بهم کمک کرد ، من خیلی چیزها یاد گرفتم
    واقعا ممنون

  3. سلامی مجدد
    حقیقتا من دو سری آموزشیتون رو مطالعه کردم اما متوجه نشدم که در خصوص کار خودم چطور باید از جداول محوری استفاده کنم.من برای تزم یک سری داده چهل ساله دارم که نیاز به مرتب سازی دارند.
    از اونجاییکه حجم داده های من خیلی زیاده به من \یشنهاد دادن از این قابلیت اکسل استفاده کنم
    اما نمیدونم چطور
    ممنون میشم جواب بدین.

  4. سلام مطلبتان خیلی خوب بود در مورد pivotولی ميخواستم بدانم اگر داده هايي را به بانک اطلاعاتی اضافه کردیم چگونه از pivotاستفاده میکنیم ممنون موفق باشید

  5. بسیار عالی بود
    ان شا لله در تمام مراحل زندگی موفق باشید
    و خدا گره از کارتون باز کنه
    مشکل من با استفاده از راهنمایی و مطلب شما حل شد .

  6. سلام . ممنونم از مطالب مفیدتون. میشه از چندین شیت یا فایل متفاوت pivot table تهیه کرد؟

  7. با سلام مشکل این فرمول در چیست:
    =IF(O11=$B$4;IF(V11=$X$3;’ثبت اطلاعات اولیه’!T2);’ثبت اطلاعات اولیه’!T2/$X$3*V11);IF(V11=$X$3;$H$6;$H$6/$X$3*V11)
    از دو قسمت تشکیل شده که هر کدام بصورت جداگانه جواب می دهد ولی توی یک دستور خطا می دهد با تشکر

  8. سلام
    میخوام افراد مشخصی رو از یک شیت بگیرم و در شیت دیگر زیر هم قرار بدم.نمیدونم با استفاده از جدول میشه یا نه لطفا راهنماییم کنبد
    ممنون

  9. سلام
    ممنون از زحمات شما
    من یه مشکلی دارم وقتی ستونها را انتخاب میکنم وگزینه pivot table رو میزنم ومی خوام رو همون new shit اجرا بشه بهم پیغام خطا میده که مضمونش اینکه نام فیلد شما غیر معتبر است..
    The pivot table field name is not valid.to create a pivotTable you must use data is organized as a list with lablede columns.
    If you are changing the name of a pivottable you must type a new name for the field.
    لطفا راهنمایی بفرمایید خیلی کارم گیر همین ابزار هست.
    ممنون
    مهرداد

  10. با سلام در قسمت Summarize Values By غیر از sum یا مینیموم یا ماکسیموم امکان نمایش آخرین یا اولین همانند اکسس وجود دارد

  11. سلام
    فرض کن دوتا فروشگاه داري
    ميخواي با اکسل امار کلي بگيري
    براي فروشگاه يک چنين جدولي ساختي
    رديف-شرح جنس-تعداد
    و فروشگاه دوم هم چنين جدولي
    رديف-شرح جنس-تعداد
    تو جدول سوم ميخوام چنين چيزي بشه
    هر جنسيکه به جدول يک يا دو اضافه ميکنم خودش به جدول سه اضافه کنه
    -جنس هاييکه مثل هم هستن دوبار ننويسه و تعدادشون رو باهم جمع کنه
    -در صورت حذف يک جنس از جدول يک يا دو از جدول سه بدون اينکه ترتيب رديف ها بهم بخوره حذف بشه
    لطفا راهنماييم کنيد……..

  12. با سلام
    لطفا بهم بگین چطوری میشه سلولی رو که کشویی هست تو pivot table نمایش بدیم

  13. با سلام
    در رابطه با بروز رسانی اطلاعات یا refresh کردن اونها چکار باید کرد؟
    مثلا اگه اطلاعات جدیدی رو در جدول اولیه وارد کردیم…

  14. با سلام.
    اگر سطر و اطلاعات جدیدی به شیت اصلی اضافه کنیم در شیت گزارش اطلاعات جدید اضافه نمیشه چیکار باید کنیم؟

  15. باسلام
    اگر بخواهیم توی اکسل از گزینه pivot table استفاده کنیم برای اینکه سطر مدرک تحصیلی و ستون نوع استخدام باشد و مشخص کند مثلا مدرک تحصیلی دیپلم در نوع استخدام رسمی چند نفر داریم چگونه عمل می کنیم .
    من از آموزشی که شما زحمت کشیدید توضیح دادید استفاده کردم منتها به طور کلی برام مشخص می کنه
    مثلا میگه مدرک تحصیلی مختلف چند نفر هستند به تفکیک نوع استخدام به من تعداد نمیده
    لطفا راهنمایی بفرمائید
    ممنون میشم

  16. سلام چگونه در اکسل یک با اسامی کالاها یا غیره بنویسم بعد موقع تایپ دیده شود با اینتر کلمه کامل شود
    یا با کلیک بر روی چند کلمه کلمات انتخابی وارد جدول جدید شود

  17. با سلام و خسته نباشي
    ريپورتي که در اکسس ميگيريم آيا ميتوانيم در اکسل شبيه آنرابگيريم ؟

  18. با سلام
    ممنون از وبلاگ خوبتون و مطالب آن.
    یک سوالی داشتم، مثلا در همین مثال اگر ما بخواهیم در بخش filter دو فیلد استفاده کنیم که به هم مرتبط باشند(یعنی با انتخاب یکی از مقادیر فیلد اول در فیلد دوم فقط مقادیری که مربوط به مقدار انتخابی فیلد اول می شود نمایش داده شود )چه باید بکنیم؟
    ممنون میشم اگر اطلاعات تماس خودتون را ه ایمیل من هم ارسال کنین
    آدرس ایمیل من:m.asvadi800@yahoo.com

  19. سلام
    واقعا استفاده میکنم از مطالبتون
    صمیمانه تشکر میکنم و تبریک میگم بهتون بابت این همه استعداد هم در زمینه کامپیوتر و هم آموزش اون
    موفق و شاد و سلامت باشید

  20. سلام،چطورمیشه حجم پیوت تیبل روپایین بیاریم؟؟؟؟چه اقدامایی انجام بدیم؟؟

  21. با سلام خسته نباشید عالی بود با راهنمایی جالب شما موفق شدم چیز تازه ای یاد گرفتم .کارت عالی بود

  22. با سلام خسته نباشید عالی بود با راهنمایی جالب شما موفق شدم چیز تازه ای یاد گرفتم .کارت عالی بود

  23. با سلام
    من همه جدولم اوکی هست و همه فرمول ها
    گزارش هم میگیرم و اما یک اطلاعات جدید اضافه میکنم در جدولم و در گزارش refresh را میزنم اعمال نمیشود تغییرات.
    چه کار کنم؟

  24. با سلام و خسته نباشید
    جهت استفاده در pivit table می خواهم گزارش تجمیع فیلد ها رو تا هر تاریخی که مد نظر مدیران هست رو بهم بده آیا این قابلیت رو داره اگر داره نحوه استفاده از اون را با نشان مثال آموزش دهید ممنون می شم

  25. سلام
    اگر بخام از دو یا چند جدول یک گزارش بگیرم چطور باید اینکارو انجام بدم؟
    در ضمن نمیتونم اطلاعاتمو یکجا تو ی جدول داشته باشم. ممنون میشم راهنماییم کنید.

  26. سلام امکانش هست قسمت فیلتر کردن رو بیشتر توضیح بدید ؟؟؟میخام یه فایل که merge شده است رو از این طریق فیلتر کنم اما نمیتونم
    احتیاج به توضیخات بیشتری دارم

  27. سلام
    خسته نباشید
    میخواستم بدونم که چطور میشه که سل ها توی اکسل به اشتباه جابجا میشن؟
    یه سوال دیگه: راهی هست که بشه دو فایل اکسل مشابه داشت که اگر توی یکی از فایل ها اطلاعات وارد بشه توی فایل دیگه هم بطور خودکار وارد بشه؟
    باتشکر از وبلاگتون

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *