افزایش سرعت و کاهش حجم فایل های اکسل

improve-excel-performance

اگر شما هم از اون دسته افرادی باشید که با فایل های اکسل بزرگ که تعداد زیادی شیت و فرمول های پیچیده دارند کار میکنید ممکنه بعد از مدتی حس کنید حجم فایل اکسل شما خیلی زیاد شده و سرعت فایل پایین اومده. این مساله بعضی وقت ها خیلی آزار دهنده میشه و عملاً دیگه کار با فایل مشکل میشه. کند شدن فایل اکسل میتونه دلالیل زیادی مثل فرمول نویسی نامناسب، وجود سلول های خالی زیاد و … داشته باشه.  مواردی که در ادامه میخوام بگم چندتا از مهمترین دلایل کند شدن فایل های اکسل هستن:

  1. استفاده بیش از حد از توابع Volatile: توابع Volatile توابعی هستند که با هر بار محاسبه مجدد ورکبوک اونها هم مجدداً محاسبه میشن. برخی از این توابع شامل RAND، RANDBETWEEN ،NOW ،TODAY ،OFFSET ،CELL ،INDIRECT میشه. حالا اگر شما از این توابع در فایلتون زیاد استفاده کرده باشید احتمالاً میتونید حدس بزنید با هر بار تغییر دادن مقدار یک سلول چه بلایی سر فایلتون میاد. بنابراین بهتره تا حد امکان از این توابع زیاد استفاده نشه و از توابع دیگه مثل Index، Sumif و … استفاده بشه
  2. استفاده زیاد از Conditional formatting: فرمول های موجود در Conditional formatting ها هم با هر بار محاسبه ورکشیت دوباره محاسبه میشه. بنابراین باید در استفاده از اونها هم دقت زیادی کرد.
  3. وجود سلول های بدون استفاده در شیت ها: گاهی وقتا سلول هایی که توسط اکسل به عنوان سلول های فعال یک شیت لحاظ میشه با سلول هایی که واقعا تو اون شیت فعال هستند متفاوته. در تصویر زیر آخرین سلول فعال شیت سلول E13 هست.
    improve-excel-performance
    برای اینکه بفمیم اکسل کدوم سلول رو به عنوان آخرین سلول فعال شیت در نظر گرفته میتونیم از کلید ترکیبی ctrl+end استفاده کنیم. اگر سلولی که اکسل به عنوان سلول آخر در نظر گرفته اشتباه باشه باعث میشه حجم فایل بدون دلیل بره بالا. برای اینکه این مشکل رو حل کنید باید سطرها و ستون های اضافه رو انتخاب و پاک کنید. بعد فایلتون رو ذخیره کنید. این مساله بخصوص در مورد افزایش حجم فایل ها خیلی اثرگذاره.
  4. لینک کردن به سایر ورکبوک ها: لینک کردن یک ورکبوک به ورکبوک های دیگه باعث کاهش سرعت میشه. بهتره تا جایی که امکان داره اطلاعاتتون رو در یک ورکبوک قرار بدید یا تا جایی که میشه به ورکبوک های خارجی کمتری لینک کنید.
  5. وجود شیت های بیش از حد: بهتره تا حد ممکن ورکبوک هایی که میسازیم تعداد شیت های کمتری داشته باشه. این مساله هم در افزایش سرعت فایل اکسل بی تاثیر نیست.

رعایت موارد بالا در تهیه فایل های اکسل به خصوص موارد 1 و 3 تا حدود زیادی میتونه به افزایش سرعت فایل های اکسل و کاهش حجم اونها کمک بکنه.

10 Comments on “افزایش سرعت و کاهش حجم فایل های اکسل”

  1. reza

    سلام – چرا امکان پرینت یا دانلود آموزش ها به صورت PDF وجود نداره؟؟؟ – لطفا این امکان رو هم اضافه کنید. – “علم را با نوشتن به زنجیر در آورید.”

    1. آموزش کاربردی ماکرونویسی در اکسل

      سلام ، آقا بابک – آخرین سلول فعال ، آخرین سطر و ستون دارای اطلاعات رو به ما نشون میده . مثلاً اگه شیت جدیدی ایجاد کنیم ، آخرین سلول فعالش همون اولین سلول یا خانه A1 هستش . ما هیچوقت آخرین سلول فعال رو نمیتونیم پاک کنیم ، بلکه اونو میتونیم اصلاح کنیم . بعنوان مثال ، ممکنه بدون اینکه ما بفهمیم ، در یکی از سطر و ستونهای انتهای شیت ، ناخواسته عددی رو تایپ کرده باشیم . و ازونجایی که معمولاً با سطر و ستون اوائل شیت کار میکنیم ، اصلاً توجهی به اون نداشته باشیم . و در نتیجه حجم فایل اکسل ما الکی بالا میره ، برای تشخیص و رفع این مشکل ، با زدن کلید Ctrl+End اینو میفهمیم و اون سلول ناخواسته رو پاک میکنیم . با پاک کردن سلول یا سطر و ستون اضافی ، مختصات سطر و ستون ، آخرین سلول فعال هم کمتر و در نتیجه ، فایل اکسلمون هم سبک تر میشه . موفق باشی – خانیکی
      0919-302-6452

  2. چکاوک

    سلام . وقت بخیر . من یه جدولبندی لحاظ کردم که به ناچار خیلی طولانی شده چندهزارتا خونه رو درگیر کرده ….. هر تعداد که حذف میکنم سلولای پایینی جاشو میگیره و همینطوری ….نمیدونم کلیه جدول بندی ایجاد شده رو حذف کنم …

  3. reza_bagherzadeh

    من فایلم هیچکدام از موارد بالا رو نداره ولی عجیب با افت سرعت مواجه هستم.
    وقتی یک عدد رو وارد میکنم نزدیک به 10 ثانیه فایل هنگ میکنه!

  4. Vouria

    سلام
    حجم فایل من با استفاده از مورد سوم از 140 مگابایت به 193 کیلوبایت کاهش پیدا کرد.
    ممنونم از راهنماییتون

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *