ثبت توضیحات با ابزار کامنت گذاری در اکسل

ثبت توضیحات بیشتر با کامنت گذاری در اکسل

زمانی که قراره فایل اکسلی که تهیه کردیم رو برای کسی بفرستیم تا از اون استفاده کنه، به احتمال خیلی زیاد نیاز هست که توضیحاتی راجع به بخش های مختلف فایل و نحوه کار با اون به فرد مقابل بدیم. حالا هرچقدر فایل پیچیده تر باشه توضیحات بیشتری لازم هست تا طرف مقابل بتونه به درستی با فایلی که ما تهیه کردیم آشنا بشه و از اون استفاده کنه. خیلی ها در اینجور مواقع توضیحات رو داخل سلول های اکسل مینویسند. اینکار باعث میشه ظاهر فایل نامرتب بشه و معایب دیگه ای هم داره. برای اینکار بهتره از ابزار کامنت گذاری اکسل استفاده کنیم.

 جدول زیر رو در نظر بگیرید. تو این جدول ما دوتا عدد رو وارد میکنیم و در بخش آخر حاصلضرب دو عددی که وارد کردیم نمایش داده میشه.

A B
1 عدد اول: 3
2
3
4 عدد دوم: 6
5
6
7 حاصلضرب: 18

حالا فرض کنید بخوایم برای نحوه استفاده از این فایل کامنت بزاریم و توضیح بدیم که بخش های مختلف این فایل چه نقشی دارند.  ابتدا روی سلول مربوط به عدد اول یعنی سلول B1 کلیک میکنیم. بعد مثل تصویر زیر از تب REVIEW و بخش Comments روی گزینه New Comment کلیک میکنیم.

ثبت توضیحات با ابزار کامنت گذاری در اکسل

با کلیک کردن روی این گزینه یه کادر مثل تصویر زیر باز میشه که میتونید داخلش توضیحاتی رو برای سلولی که انتخاب کردید بنویسید.

ثبت توضیحات با ابزار کامنت گذاری در اکسل

وقتی اینکار رو انجام بدید مشاهده میکنید که یک مثلث قرمز رنگ کوچک در قسمت بالا سمت چپ سلول نمایش داده میشه. این به این معنی هست که این سلول دارای توضیحات هست و هر بار کاربر ماوس خودش رو روی اون سلول ببره توضیحات مربوط به اون سلول براش نمایش داده میشه. حالا برای دو تا بخش دیگه یعنی سلول های B4 و B7 هم توضیحات خودمون رو مینویسیم. بخش COMMENTS اکسل دارای گزینه های دیگه ای هم هست که در زیر اونها ر و با هم بررسی میکنیم:

  • New Comment یا Edit Comment: اولین گزینه در بخش Comments این گزینه هست. با انتخاب این گزینه میتونید برای سلول انتخابی خودتون کامنت اضافه کنید. در صورتی که سلول انتخاب شده توسط شما در حال حاضر دارای کامنت باشه این گزینه به Edit Comment تغییر میکنه و با کلیک روی اون میتونید کامنتی که ایجاد کردید رو ویرایش کنید.
  • ِDelete: با انتخاب این گزینه کامنت سلول انتخاب شده حذف میشه.
  • Previous: در صورتی که در فایل اکسل شما چند کامنت قرار داده شده باشه با انتخاب این گزینه کامنت قبلی برای شما نمایش داده میشه.
  • Next: در صورتی که در فایل اکسل شما چند کامنت قرار داده شده باشه با انتخاب این گزینه کامنت بعدی برای شما نمایش داده میشه.
  • Show/Hide Comment: در حالت عادی کامنت ها با بردن ماوس روی سلول مربوط به اوها نمایش داده میشن. اگر بخوایم کامنتی به صورت ثابت نشون داده بشه از این گزینه استفاده میکنیم. اگر بخوایم دوباره نحوه نمایش کامنت به حال اولیه برگرده کافیه یک بار دیگه روی این گزینه کلیک کنیم.
  • Show All Comments: با انتخاب این گزینه تمام کامنت های موجود در فایل اکسل نمایش داده میشن(مثل تصویر زیر) . اگر بخوایم این حالت رو غیر فعال کنیم کافیه یک بار دیگه روی این گزینه کلیک کنیم.

ثبت توضیحات با ابزار کامنت گذاری در اکسل

  • Show Ink: در دستگاه هایی که قابلیت لمسی دارند این امکان گنجانده شده که کامنت ها توسط قلم دیجیتال ثبت بشه. چنانچه فایل شما دادرای کامنتی از این نوع باشه با انتخاب این گزینه میتونید اون رو نمایش بدید. در غیر اینصورت برای دستگاه هایی که صفحه لمسی ندارند این گزینه بلااستفاده هست.

 

 

15 Comments on “ثبت توضیحات با ابزار کامنت گذاری در اکسل”

  1. محمدرضا

    برای جابجا کردن کامنت باکس در اکسل باید چیکار کنیم؟
    میخام وقتی کِرسِر موس رو میارم ری سلول مورد نظرم، باکس کامنت با فاصله دور تری از سلولم نمایش داده بشه. الان دقیقه چسبیده به سلول نمایش داده میشه.

  2. alborz

    با سلام
    برای اینکه یک ستون از یک شیت اکسل را بخواهیم در چند آیتم محدود کنیم لطفا راهنمایی کنید.که جز آیتم های تعریف شده نتوانند چیز دیگری ثبت کنند.

    1. علیرضا

      با سلام
      میتونی از data validation استفاده کنید
      ابتدا تمام سلول های مورد نظر را انتخاب کرده، سپس از منوی data گزینه data validation رو انتخاب و سپس کادر کشویی را بازکرده و list را انتخاب و در بخش source مقادیر مورد نظرتون رو بنویسید.
      مثلا اگر ستون شما مربوط به جنسیت است به این صورت بنوسید male,female=
      یعنی اول مساوی بعد مقدار اول-کاما-مقداردوم و…
      http://www.excelsheet.ir

  3. مهدی

    سلام. در ضفحه اکسل 2010 من گزینه New comment غیر فعال شده نمیدونم باید چیکار کرد . لطفا راهنمایی کنید

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *