داشبورد مدیریتی در اکسل و طراحی آن – قسمت اول (تعریف داشبورد)

داشبورد مدیریتی در اکسل

داشبورد مدیریتی در اکسل و طراحی آن – قسمت اول (تعریف داشبورد)

با سلام خدمت همه شما همراهان همیشگی. امروز بعد از مدتها قصد دارم نوشتن رو شروع کنم و از اونجایی که پر درخواست ترین مطلب در ماههای اخیر مربوط به “آموزش ساخت داشبورد های مدیریتی” بود قصد دارم این موضوع رو برای نوشتن دوباره انتخاب کنم. از اونجایی که این موضوع مبحث کمی طولانی تری هست سعی میکنم در چند پست به صورت مختصر ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل رو آموزش بدم. با من همراه باشید با اولین قسمت از آموزش ساخت داشبوردهای مدیریتی در اکسل:

تعریف داشبورد مدیریتی

خب قبل از اینکه بخوایم آموزش ساخت داشبورد رو شروع کنیم بهتره اول یک بار با هم مرور کنیم که داشبورد چیه و چه کاربردی داره. برای داشبورد تعریف های زیادی وجود داره اما به نظر من تعریف زیر تعریف خوبی هست:

هدف از ایجاد یک داشبورد مدیریتی نمایش گرافیکی مهمترین و ضروری ترین اطلاعاتی هست که یک فرد برای رسیدن به اهداف خودش نیاز داره. این اطلاعات باید به گونه ای باشه که قابل اقدام باشه و فرد بتونه با یک نگاه کلی به اطلاعات مدنظرش دست پیدا کنه

خب حالا که با تعریف داشبورد مدیریتی آشنا شدیم بهتره یک مثال ساده رو بررسی کنیم. اولین چیزی که با شنیدن کلمه “داشبورد” به ذهنتون میاد چیه؟ شاید برای اکثر آدم ها اولین چیزی که با شنیدن کلمه داشبورد به ذهنشون میاد داشبورد یه خودرو باشه. داشبورد اکثر خودروها یه چیزی شبیه تصویر زیر هست:

تصویر داشبورد یک خودور
نمایی از داشبورد یک خودرو

حالا بیاید یکم با دقت بیشتر بررسی کنیم ببینیم کارکرد این داشبورد چیه:

نکته 1: این داشبورد برای چه کسی طراحی شده؟

خب خیلی واضح و مشخصه که این داشبورد برای راننده خودرو سواری طراحی شده. پس اولین چیزی که باید بهش دقت کنیم اینه که ما قراره برای چه کسی داشبورد طراحی کنیم. یادمون باشه نیازهای آدمها و سمت های مختلف فرق میکنه.

نکته 2: ارائه اطلاعات مهم و ضروری

خب همونطور که همه میدونیم شاخص های بسیار زیادی در مورد یک خودرو وجود داره. مثلاً وزن خودرو، سطح روغن، متوسط سرعت رانندگی در ماه اخیر، ظرفیت باک خودرو، سطح بنزین و …

اما آیا همه اینها باید در داشبورد خودرو نشون داده بشه؟ قطعاً نه. یادمون باشه ما فقط باید اطلاعاتی رو به کاربر نشون بدیم که برای کاربر ضروری باشه و در تصمیم گیری کمکش کنه. باید ابتدا هدف مخاطب داشبورد رو شناسایی کنیم. بررسی کنیم که برای رسیدن به هدف چه تصمیماتی باید بگیره. به کدوم اطلاعات برای تصمیم گیری نیاز داره و بعد از اون تنها اون اطلاعات ضروری رو به مخاطب نشون بدیم. در غیر اینصورت مخاطب ما گیج و سردرگم خواهد شد.

هدف یه راننده رسیدن از نقطه A به نقطه B هست. آیا در رسیدن به این هدف، دونستن وزن خودرو کمکی بهش خواهد کرد؟ نه. پس نیازی نیست این اطلاعات در داشبورد خودرو بهش نمایش داده بشه چون فقط باعث سردرگمی راننده میشه. آدمها همزمان رو تعداد محدودی آیتم میتونند تمرکز کنند پس اگر اطلاعات کم اهمیت زیادی رو بهشون نشون بدیم اونها رو دچار سردرگمی میکنه. ما تنها باید اطلاعات اصلی و تاثیرگذار رو به اونها نشون بدیم.

نکته 3: قابل اقدام بودن اطلاعات

خیلی مهمه که ما در داشبورد مدیریتی خودمون اطلاعاتی رو به مخاطب نشون بدیم که مخاطب با دونستن اونها بتونه اقدام اصلاحی انجام بده تا به هدفش برسه. اگر روی اطلاعاتی که ما به مخاطب نشون میدیم نشه اقدامی انجام داد نمایش اونها مفید نیست. مثلاً یکی از اطلاعات نمایش داده شده در داشبورد خودرو سطح بنزین خودرو هست. این شااخص بسیار مهمی هست زیرا راننده با دونستن اینکه سطح بنزین خودرو پایین اومده میتونه اقدام به سوخت گیری خودرو کنه تا از خاموش شدن خودرو جلوگیری کنه.

نکته 4: ارائه اطلاعات در یک نگاه

داشبورد خودرو به شکلی طراحی شده که راننده در حین رانندگی بتونه با یک نگاه تصویری از وضعیت کلی خدورو بدست بیاره بدون اینکه نیاز باشه خودرو رو متوقف کنه یا گزینه های مختلفی رو بزنه و تمرکزش رو روی رانندگی از دست بده. در واقع اطلاعات مهم به ساده ترین و در دسترس ترین شکل ممکن به راننده نمایش داده میشه.

داشبورد مدیریتی در اکسل

داشبورد مدیریتی در اکسل هم بسیار شبیه داشبورد خودرو هست. شما یک مخاطب دارید (مدیریتون، همکارتون یا …) که برای تصمیم گیری های کارش نیاز به اطلاعات داره و ما میخوایم با طراحی داشبورد این اطلاعات باید رو به ساده ترین و سریع ترین شکل ممکن به مخاطبمون نشون بدیم. تصاویر زیر چند نمونه یک داشبورد مدیریتی در اکسل هست:

داشبورد مدیریتی در اکسل
نمونه داشبورد مدیریتی در اکسل
نمونه داشبورد مدیریتی در اکسل

پیش نیازهای ساخت داشبورد مدیریتی در اکسل

1. تعریف مخاطب داشبورد

برای اینکه داشبورد ما کارایی لازم رو داشته باشه باید ایتدا بدونیم مخاطب داشبورد ما کیه و چه نیازهایی داره. بهتره قبل از شروع طراحی جواب سوالات زیر رو بدونیم:

  1. مخاطب داشبورد مدیریتی ما کیه؟
  2. چرا مخاطب ما نیاز به داشبورد داره؟
  3. چه اطلاعاتی برای مخاطب ما ارزشمنده؟
  4. کدوم شاخص ها برای مخاطب ما قابل اقدام هست؟

2. اطلاعات مورد نیاز داشبورد رو باید از چه منبعی تهیه کنیم

قبل از اینکه شروع کنیم به طراحی داشبورد، لازمه که اطلاعات مورد نیازمون رو جمع آوری کنیم:

  1. دیتای مورد نیاز برای محاسبه شاخص های مدنظر کاربر کجا قرار داره؟
  2. فایل اکسل هست یا در دیتابیس نرم افزاری شرکت؟
  3. میتونیم به دیتا بیس وصل بشیم یا باید خروجی اکسل بگیریم؟

3. تعیین مدل و طراحی داشبورد

پس از اینکه مخاطب خودمون رو شناختیم و دیتاهای لازم برای داشبورد رو هم جمع آوری کردیم باید شروع کنیم به طراحی بصری داشبورد:

  1. برای هر بخش باید از چه نموداری استفاده کنیم؟
  2. چه رنگ هایی مناسب داشبورد مدیریتی ماست؟

در قسمت های بعدی آموزش وارد این جزییات میشیم تا یک داشبورد رو بطور کامل در اکسل طراحی کنیم.

داشبورد مدیریتی در اکسل و طراحی آن – قسمت دوم (شناخت نیاز کاربر)

منابع جهت مطالعه بیشتر در خصوص داشبورد مدیریتی

https://www.klipfolio.com/resources/articles/what-is-data-dashboard

https://www.gartner.com/en/information-technology/glossary/dashboard

7 Comments
  • مهدی
    Posted at 08:58h, 16 فوریه پاسخ

    استاد بزرگوار
    قسمت دوم داشبورد مدیریتی رو ارائه نمی فرمایید؟!

    • یاسین اسماعیل پور
      Posted at 17:16h, 19 فوریه پاسخ

      سلام دوست عزیز
      امروز انشالله ارسال میکنم

  • مهدی
    Posted at 08:57h, 16 فوریه پاسخ

    باسلام و تشکر
    مطالبتان باسادگی بسیار گویاست.
    خداوند خیرتان بدهد

    • یاسین اسماعیل پور
      Posted at 17:16h, 19 فوریه پاسخ

      ممنون از لطفتون

  • محمد قاسم خانیکی
    Posted at 11:03h, 14 فوریه پاسخ

    زنده باشی استاد عزیز
    مشتاق دیدارت بودم و هستم
    خدا خیرت بده که بی ادعا و بی منت و با زبانی ساده و روان ، آنچه را که میدانی با دیگران به اشتراک می گذاری
    همیشه پیروز و سربلند باشی
    ارادتمندت ، خانیکی

    • یاسین اسماعیل پور
      Posted at 17:17h, 19 فوریه پاسخ

      سلام جناب خانیکی عزیز
      بنده هم همینطور. به دلیل درگیری های بسیار زیاد واقعا سخت شده اما تلاش میکنم که تا حد امکان در خدمت دوستان باشم. ممنونم از زحمات شما که وقت میگذارید و پیام های دوستان رو با حصوله پاسخ میدهید. خدا خیرتون بده

Post A Comment